Инструкция 1С
utemov.nikita@gmail.com
Простым языком - о сложной 1С
Данная инструкция должна помочь вам понять основные правила и нюансы работы в системе 1С, которая внедрена в каждом нашем салоне.
Итак, начнем!
Итак, начнем!
Начало работы, стартовый интерфейс
Чтобы запустить 1С, необходимо найти на рабочем столе ярлык "1С: Предприятие" (выделено на рисунке), дважды щелкнуть на него левой кнопкой мыши.
После этого у вас открывается окно выбора базы данных. По умолчанию уже выбрана "Информационная база", если у вас не так - обратитесь к системному администратору.
Чтобы зайти в информационную базу, необходимо дважды нажать на название базы или нажать на кнопку "1С: Предприятие" (выделено на рисунке).
После этого у вас открывается окно выбора базы данных. По умолчанию уже выбрана "Информационная база", если у вас не так - обратитесь к системному администратору.
Чтобы зайти в информационную базу, необходимо дважды нажать на название базы или нажать на кнопку "1С: Предприятие" (выделено на рисунке).
После захода в информационную базу откроется окно авторизации.
В этом окне необходимо найти и выбрать пользователя (ваша Фамилия и Имя), и ввести пароль, выданный вам руководителем торговой точки или системным администратором.
! ВНИМАНИЕ !
Пожалуйста, не храните свои пароли в текстовых файлах, на рабочем столе и так далее. Важно понимать, что "утечка" пароля потенциально может привести к неприятным последствиям (слив базы данных, блокирование доступов, поломка системы).
В этом окне необходимо найти и выбрать пользователя (ваша Фамилия и Имя), и ввести пароль, выданный вам руководителем торговой точки или системным администратором.
! ВНИМАНИЕ !
Пожалуйста, не храните свои пароли в текстовых файлах, на рабочем столе и так далее. Важно понимать, что "утечка" пароля потенциально может привести к неприятным последствиям (слив базы данных, блокирование доступов, поломка системы).
Если авторизация прошла успешно, перед вами откроется стартовый интерфейс системы 1С.
Интерфейс состоит из 3х основных блоков:
Интерфейс состоит из 3х основных блоков:
- панель открытых вкладок (верхняя часть окна);
- меню и навигация по системе (левая часть окна);
- стартовое окно (или начальная страница, центральная часть окна).
Несколько важных моментов, чтобы подвести итоги:
- Работа в 1С должна происходить только под вашей учетной записью.
- Не храните пароль в общедоступном месте.
- Интерфейс может незначительно изменяться в зависимости от салона, ваших прав доступа, функционала.
Далее пройдемся по основным пунктам меню и основным возможностям системы.
Для менеджера на текущий момент предусмотрено 2 раздела меню: "Главное" и "Продажи". В 99% случаев работы будет вестись именно в разделе "Продажи", поэтому кратко остановимся на разделе "Главное" и более подробно пройдемся по разделу "Продажи".
Раздел "Главное" состоит из подраздела "CRM и маркетинг", "НСИ" и "Отчеты".
В верхней части интерфейса есть панель открытых вкладок, которая позволяет быстро переключаться между открытыми окнами (по аналогии с работой в браузере).
Раздел "Главное" состоит из подраздела "CRM и маркетинг", "НСИ" и "Отчеты".
- "CRM и маркетинг" - данный функционал не используется, рассматривается на будущее.
- "НСИ" - позволяет видеть список, создавать и редактировать номенклатуру (товарный ряд) и контрагентов (клиентов и поставщиков). На тему создания номенклатуры и контрагентов (без привязки к конкретной продаже) создан отдельный раздел. Но по факту это можно делать непосредственно в окне создания документа продажи.
- "Отчеты" - переводит в раздел отчетов, где менеджеру по продажам доступен только 1 отчет ("Отчет по менеджерам. v1.4"). Этот отчет доступен так же из раздела "Продажи". Подробнее об этом отчете - тут.
- Подраздел "Оптовые продажи" позволяет завести продажу 1С и создавать контрагентов
- Подраздел "Отчеты" позволяет открыть отчет по продажам, который позволит оперативно отслеживать всю информацию по вашим продажам (подробное описание отчета - тут).
- Подразделы "Розничные продажи" и "Сервис" на текущий момент неактуальны.
В верхней части интерфейса есть панель открытых вкладок, которая позволяет быстро переключаться между открытыми окнами (по аналогии с работой в браузере).
Есть еще некоторые нюансы интерфейса, но те моменты, которые были обозначены выше, закрывают почти 100% задач, которые стоят перед вами в части заполнения 1С.
Оформление продаж
Прежде чем приступить к самой важной и ценной части этой инструкции, требуется обозначить несколько организационных моментов, связанных именно со спецификой 1С.
- Есть несколько опций продажи: "под заказ" (когда оформляется продажа с последующим оформлением заказа на фабрике), "с выставки" (продажа из наличия с площадки или со склада), "смешанная" (в 1 договоре есть позиции и "под заказ", и "из наличия".
- В 1С существует такое понятие как "провести" документ. Если говорить простым языком, то проведение документа записывает всю информацию в базу данных. В свою очередь "сохранение" документа- это просто сохранение в том виде, в котором вы его заполнили. Но при этом по факту он не записан в базу. "Проведение" документа - это окончательное действие, и потом на основании именно проведеного документа начинается работа дальше. "Сохранение" - это как черновик.
- Многие элементы в 1С являются типовыми (повторяются в разных документах). Один из таких типовых элементов: строка с кнопками действий. Важно понять, что умеет делать эта строка, так как к ней придется обращаться достаточно часто.
Описание функционала кнопок "действий" (слева направо):
Итак, теперь приступим непосредственно к оформлению продажи.
- Кнопка "Провести и закрыть" сначала проверяет документ на ошибки, и если с документом все хорошо, то проводит его, и закрывает текущее окно.
- Кнопка с картинкой дискеты сохраняет документ в текущем виде (без проверки на ошибки). Иногда это требуется, если вам требуется уточнить какую-то дополнительную информацию, или коллега попросил вас освободить ПК. Вы сохраняете документ, и потом можете вернуться к его редактированию.
- Кнопка с картинкой...хм, даже не знаю, что это, но 3 кнопка слева. Это кнопка "Провести документ". Отличие от первой кнопки в том, что при ее нажатии текущее окно не закрывается (например, для дальнейшего внесения информации, или для проверки на ошибки).
- Кнопка с 2 квадратами и зеленой стрелкой - "Создать на основании". Это кнопка позволяет увидеть список документов, которые можно создать на основании этого документа (например, создать "Приходно-кассовый ордер" к документу продажи).
- Кнопка "Печать" - позволяет отправить на печать пакет документов. В рамках документа "Заказ клиента" эта кнопка практически не нужна, но продажа с выставки обязательно заканчивается печатью документов непосредственно в салоне.
- Следующие 2 кнопки - не актуальны.
- Самая правая кнопка - "Отчеты". Позволяет понять, какая задолженность у клиента, какие документы созданы в связке с этим документом, и т.д. Чаще всего вам будет интересен пункт "Связанные документы", но об этом позже.
Итак, теперь приступим непосредственно к оформлению продажи.
Оформление продажи "под заказ"
Продажа "под заказ" (т.е. с последующим заказом мебели на фабрике-производителе) в 1С оформляется документом "Заказ клиента". Чтобы создать документ "Заказ клиента" в меню перейдите в раздел "Продажи", и выберите пункт "Заказы клиентов". В открывшемся окне нажмите на кнопку "Создать", после чего перед вами откроется окно создания документа "Заказ клиента".
Для начала пройдемся по основным элементам самого окна (эти элементы во многих документах являются универсальными):
В первую очередь во вкладке "Основное" необходимо заполнить следующие поля:
По итогу должно получиться примерно так:
- Наименование создаваемого документа.
- Дополнительная информация о документе (от вас ничего не требуется в этой части, вся работа производится в части "Основное"
- Кнопки с "действиями".
- Статус документа - проставляется службой сервиса, чтобы вы могли оперативно отследить текущий статус заказа.
- Вкладки документа ("Основное", "Товары", "Дополнительно"). Именно в эти 3 вкладки вносится вся информация о продаже.
В первую очередь во вкладке "Основное" необходимо заполнить следующие поля:
- Номер (в соответствии со сквозной нумерацией вашего салона). Система уведомит вас о том, что номер проставляется автоматически, но поскольку у каждого салона своя сквозная нумерация, на вопрос "Продолжить редактирование?" необходимо ответить "Да". !ВАЖНО! Будьте внимательны при заполнении номера! Нельзя использовать английские буквы (некорректное отображение в отчетах), и следите, чтобы не было лишних пробелов перед номером документа!
- Клиент (подробно будет описано в пункте "Контрагенты", и ниже под скриншотом).
- Организация (иногда там уже стоит значение организации по умолчанию).
- Склад (чаще всего при продаже под заказ то должен быть "Клиентский склад" соответствующего города, например, "Клиентский склад Барнаул", если ваш салон находится в Барнауле.
- Если вы оформляете документ в день продажи, то больше ничего не надо на этой вкладке. Если вы вносите продажу в другой день, скорректируйте дату документа (справа от номера).
По итогу должно получиться примерно так:
СОЗДАНИЕ КЛИЕНТА (КОНТРАГЕНТА)
В подавляющем большинстве случаев менеджер по продажам занимается только созданием нового контрагента (клиента). Есть несколько вариантов, как начать создать контрагента. Самый простой способ: создание карточки клиента непосредственно при оформлении документа продажи ("Заказ клиента" или "Реализация товаров и услуг").
В подавляющем большинстве случаев менеджер по продажам занимается только созданием нового контрагента (клиента). Есть несколько вариантов, как начать создать контрагента. Самый простой способ: создание карточки клиента непосредственно при оформлении документа продажи ("Заказ клиента" или "Реализация товаров и услуг").
Чтобы создать карточку клиента, необходимо в документе продажи в момент заполнения документу выбрать поле "Клиент".
У вас появится выпадающий список с вариантами.
Необходимо нажать на кнопку с зеленым плюсом, после этого у вас откроется окно "Помощник регистрации нового контрагента"
У вас появится выпадающий список с вариантами.
Необходимо нажать на кнопку с зеленым плюсом, после этого у вас откроется окно "Помощник регистрации нового контрагента"
Необходимо заполнить карточку в соответствии с полями. Не все поля являются обязательными, но при этом помните, что чем больше информации вы укажете, тем меньше вероятность дальнейших сбоев. Первая страница помощника будет отличаться в зависимости от того, какой тип контрагенты выбран (физическое или юридическое лицо).
Обязательные реквизиты для юридического лица:
Обязательные реквизиты для юридического лица:
- Сокращенное наименование
- ИНН
- Любой из контактов (e-mail или телефон), но лучше заполнять оба пункта.
Нажмите на кнопку "Далее", и откроется следующее окно помощника регистрации. В этом окне важно поставить галочку в пункте "Тип отношений". Отметить надо обязательно "Клиент", если не будет стоять галочка в этом пункте, то контрагент будет создан, но добавить его как клиента не получится.
После этого указываем фактический (это адрес доставки) и юридический адреса. Будьте внимательны при заполнении этих полей!
После того, как все внесли, нажимайте кнопку "Далее",
и вы перейдете в окно банковских реквизитов контрагента. Этот пункт можно пропустить, сразу нажать "Далее", и потом нажать на кнопку "Создать" (предварительно лучше снять галочку с пункта "Открыть карточку в новом окне").
После этого указываем фактический (это адрес доставки) и юридический адреса. Будьте внимательны при заполнении этих полей!
После того, как все внесли, нажимайте кнопку "Далее",
и вы перейдете в окно банковских реквизитов контрагента. Этот пункт можно пропустить, сразу нажать "Далее", и потом нажать на кнопку "Создать" (предварительно лучше снять галочку с пункта "Открыть карточку в новом окне").
Если клиент - частное (физическое) лицо, то при выборе соответствующего пункта появятся другие поля. Обязательны к заполнению:
Нажимаем кнопку "Создать", предварительно сняв галочку с пункта "Открыть карточку в новом окне".
- Фамилия
- Имя
- Один из контактов (e-mail или телефон). Но лучше заполнять оба пункта.
Нажимаем кнопку "Создать", предварительно сняв галочку с пункта "Открыть карточку в новом окне".
Кроме того, создание контрагента возможно, если в меню перейти в раздел "Главное", затем в подразделе "НСИ" выбрать пункт "Контрагенты". У вас откроется полный список всех контрагентов. Здесь вы можете найти старого контрагента и перейти в его карточку для редактирования, или создать нового контрагента нажатием на кнопку "Создать". После этого опять откроется "Помощник регистрации нового контрагента", работа с которым описана выше.
!ВНИМАНИЕ! Важный нюанс при создании контрагента - юридического лица!
При продаже юридическому лицу в карточке контрагента надо писать именно ЮРИДИЧЕСКИЙ адрес контрагента.
Необходимо в поле "Комментарий" непосредственно в документе "Заказ клиента" или "Реализация товаров и услуг" прописать следующую информацию:
!ВНИМАНИЕ! Важный нюанс №2 при создании контрагента - юридического лица!
Не прописывайте в поле "Фактический адрес" адрес доставки! "Фактический адрес" должен быть либо пустым, либо совпадать с юридическим адресом, иначе будут неправильно оформлены передаточные документы!!
Важный нюанс №3 при работе с юриками:
Некоторые юридические лица изначально при заключении договора просят указать в строке товары "Комплект мебели" (без расшифровки). Соответственно, если клиент озвучил такую просьбу - важно эту информацию указать в этом же поле "Комментарий"
!ВНИМАНИЕ! Важный нюанс при создании контрагента - юридического лица!
При продаже юридическому лицу в карточке контрагента надо писать именно ЮРИДИЧЕСКИЙ адрес контрагента.
Необходимо в поле "Комментарий" непосредственно в документе "Заказ клиента" или "Реализация товаров и услуг" прописать следующую информацию:
- адрес доставки
- контактный номер телефона
- имя контактного лица
!ВНИМАНИЕ! Важный нюанс №2 при создании контрагента - юридического лица!
Не прописывайте в поле "Фактический адрес" адрес доставки! "Фактический адрес" должен быть либо пустым, либо совпадать с юридическим адресом, иначе будут неправильно оформлены передаточные документы!!
Важный нюанс №3 при работе с юриками:
Некоторые юридические лица изначально при заключении договора просят указать в строке товары "Комплект мебели" (без расшифровки). Соответственно, если клиент озвучил такую просьбу - важно эту информацию указать в этом же поле "Комментарий"
После заполнения всех пунктов на вкладке "Основное" переходим во вкладку "Товары", и вас встречает вот такое окно:
Чтобы показывать на конкретных примерах, мы возмем гипотетический список товаров. Все совпадения с названиями, именами и ценами случайны.
Предположим, мне необходимо оформить следующие позиции:
Предположим, мне необходимо оформить следующие позиции:
- Кровать ANCONA (фабрика СОНУМ, в размере 180*200см, с металлическим основанием, стоимость 50 тысяч руб.).
- Диван САНТОРИНИ (фабрика Costa Bella, комплектация: 2 оттоманки вместе, 10 категория ткани, стоимость 100 тысяч руб., скидка - 15 тысяч руб.).
- Стулья ЛУГАНО (цвет дуб натуральный, 2шт, 15 тысяч рублей каждый).
- Пуф Миднайт (фабрика SELECTA, 11 категория ткани, стоимость 100 тысяч руб., скидка 10%).
- Комплекс услуг (доставка, подъем и сборка, стоимость 5 тысяч руб.).
Продолжим на основе примера. Стулья ЛУГАНО заведены в системе вместе с артикулом 56016. Таким образом, если начать вводить этот артикул, система сразу предлагает добавить именно нужные стулья.
После нажатия на кнопку "Показать все" у вас открывается полный список номенклатуры. Сверху в поиске введите наименование требуемой номенклатуры и выберите подходящий для вас вариант. Именно таким образом мы добавим кровать и пуф.
Диван добавить таким образом не получится, потому что такая комплектация не заведена в 1С. Следовательно, необходимо создать новую номенклатуру, чтобы внести ее в документ продажи. Чтобы создать номенклатуру (с учетом специфики работы нашей системы), проще делать это через кнопку "Скопировать". Нюансы создания новой номенклатуры будут рассмотрены в соответствующем разделе.
Нам остается добавить услуги (в 1С это будет называться "КОМПЛЕКС 3"), и переходить к заполнению других частей таблицы (количество, стоимости, скидки и т.д.). По итогам заполнения всех ячеек получается следующий состав заказа:
После того, как полный список товаров сформирован, переходим на вкладку "Дополнительно", и проверяем менеджера и подразделение. Если все правильно, то нажимаем на кнопку "Провести и закрыть", система проверит правильность заполнения реквизитов, и если все правильно, то проведет и закроет документ.
!ВАЖНО! Это не указано на скриншотах, но тем не менее: заполняйте колонку "Ткань" в ситуациях, когда вы знаете конкретное название ткани.
Поздравляю, продажа "под заказ" заведена в 1С! С оплатами разберемся в соответствующем разделе.
!ВАЖНО! Это не указано на скриншотах, но тем не менее: заполняйте колонку "Ткань" в ситуациях, когда вы знаете конкретное название ткани.
Поздравляю, продажа "под заказ" заведена в 1С! С оплатами разберемся в соответствующем разделе.
Оформление продажи "из наличия"
В ситуации, когда необходимо оформить продажу из наличия (например, с выставки, или со складских запасов), необходимо оформить документ "Реализация товаров и услуг". Чтобы создать документ, необходимо в меню выбрать раздел "Продажи", там выбрать пункт "Документы продажи (все)". У вас откроется полный список документов реализаций. Нажимаете на кнопку "Создать" и выбираете пункт "Реализация товаров и услуг".
В итоге у вас откроется окно, по интерфейсу аналогичное окну "Заказ клиента" из предыдущего пункта. По аналогии заполняем все на вкладке "Основное". Единственный важный нюанс - в поле "Склад" чаще всего требуется выбрать именно вашу торговую площадку! Вкладка "Дополнительно" тоже заполняется по аналогии с документво "Заказ клиента". Нюансы начинат возникать на этапе добавления товаров во вкладке "Товары".
СОЗДАНИЕ КЛИЕНТА (КОНТРАГЕНТА)
В подавляющем большинстве случаев менеджер по продажам занимается только созданием нового контрагента (клиента). Есть несколько вариантов, как начать создать контрагента. Самый простой способ: создание карточки клиента непосредственно при оформлении документа продажи ("Заказ клиента" или "Реализация товаров и услуг").
В подавляющем большинстве случаев менеджер по продажам занимается только созданием нового контрагента (клиента). Есть несколько вариантов, как начать создать контрагента. Самый простой способ: создание карточки клиента непосредственно при оформлении документа продажи ("Заказ клиента" или "Реализация товаров и услуг").
Чтобы создать карточку клиента, необходимо в документе продажи в момент заполнения документу выбрать поле "Клиент".
У вас появится выпадающий список с вариантами.
Необходимо нажать на кнопку с зеленым плюсом, после этого у вас откроется окно "Помощник регистрации нового контрагента"
У вас появится выпадающий список с вариантами.
Необходимо нажать на кнопку с зеленым плюсом, после этого у вас откроется окно "Помощник регистрации нового контрагента"
Необходимо заполнить карточку в соответствии с полями. Не все поля являются обязательными, но при этом помните, что чем больше информации вы укажете, тем меньше вероятность дальнейших сбоев. Первая страница помощника будет отличаться в зависимости от того, какой тип контрагенты выбран (физическое или юридическое лицо).
Обязательные реквизиты для юридического лица:
Обязательные реквизиты для юридического лица:
- Сокращенное наименование
- ИНН
- Любой из контактов (e-mail или телефон), но лучше заполнять оба пункта.
Нажмите на кнопку "Далее", и откроется следующее окно помощника регистрации. В этом окне важно поставить галочку в пункте "Тип отношений". Отметить надо обязательно "Клиент", если не будет стоять галочка в этом пункте, то контрагент будет создан, но добавить его как клиента не получится.
После этого указываем фактический (это адрес доставки) и юридический адреса. Будьте внимательны при заполнении этих полей!
После того, как все внесли, нажимайте кнопку "Далее",
и вы перейдете в окно банковских реквизитов контрагента. Этот пункт можно пропустить, сразу нажать "Далее", и потом нажать на кнопку "Создать" (предварительно лучше снять галочку с пункта "Открыть карточку в новом окне").
После этого указываем фактический (это адрес доставки) и юридический адреса. Будьте внимательны при заполнении этих полей!
После того, как все внесли, нажимайте кнопку "Далее",
и вы перейдете в окно банковских реквизитов контрагента. Этот пункт можно пропустить, сразу нажать "Далее", и потом нажать на кнопку "Создать" (предварительно лучше снять галочку с пункта "Открыть карточку в новом окне").
Если клиент - частное (физическое) лицо, то при выборе соответствующего пункта появятся другие поля. Обязательны к заполнению:
Нажимаем кнопку "Создать", предварительно сняв галочку с пункта "Открыть карточку в новом окне".
- Фамилия
- Имя
- Один из контактов (e-mail или телефон). Но лучше заполнять оба пункта.
Нажимаем кнопку "Создать", предварительно сняв галочку с пункта "Открыть карточку в новом окне".
Кроме того, создание контрагента возможно, если в меню перейти в раздел "Главное", затем в подразделе "НСИ" выбрать пункт "Контрагенты". У вас откроется полный список всех контрагентов. Здесь вы можете найти старого контрагента и перейти в его карточку для редактирования, или создать нового контрагента нажатием на кнопку "Создать". После этого опять откроется "Помощник регистрации нового контрагента", работа с которым описана выше.
!ВНИМАНИЕ! Важный нюанс при создании контрагента - юридического лица!
При продаже юридическому лицу в карточке контрагента надо писать именно ЮРИДИЧЕСКИЙ адрес контрагента.
Необходимо в поле "Комментарий" непосредственно в документе "Заказ клиента" или "Реализация товаров и услуг" прописать следующую информацию:
!ВНИМАНИЕ! Важный нюанс №2 при создании контрагента - юридического лица!
Не прописывайте в поле "Фактический адрес" адрес доставки! "Фактический адрес" должен быть либо пустым, либо совпадать с юридическим адресом, иначе будут неправильно оформлены передаточные документы!!
Важный нюанс №3 при работе с юриками:
Некоторые юридические лица изначально при заключении договора просят указать в строке товары "Комплект мебели" (без расшифровки). Соответственно, если клиент озвучил такую просьбу - важно эту информацию указать в этом же поле "Комментарий"
!ВНИМАНИЕ! Важный нюанс при создании контрагента - юридического лица!
При продаже юридическому лицу в карточке контрагента надо писать именно ЮРИДИЧЕСКИЙ адрес контрагента.
Необходимо в поле "Комментарий" непосредственно в документе "Заказ клиента" или "Реализация товаров и услуг" прописать следующую информацию:
- адрес доставки
- контактный номер телефона
- имя контактного лица
!ВНИМАНИЕ! Важный нюанс №2 при создании контрагента - юридического лица!
Не прописывайте в поле "Фактический адрес" адрес доставки! "Фактический адрес" должен быть либо пустым, либо совпадать с юридическим адресом, иначе будут неправильно оформлены передаточные документы!!
Важный нюанс №3 при работе с юриками:
Некоторые юридические лица изначально при заключении договора просят указать в строке товары "Комплект мебели" (без расшифровки). Соответственно, если клиент озвучил такую просьбу - важно эту информацию указать в этом же поле "Комментарий"
После заполнения всех пунктов на вкладке "Основное" переходим во вкладку "Товары", и вас встречает вот такое окно:
Добавление товаров при продаже с выставки происходит не через кнопку "Добавить", а через систему подбора товаров из наличия. Необходимо нажать на кнопку "Заполнить", там выбрать пункт "Подобрать товары", после чего у вас откроется окно подбора номенклатуры.
!ВАЖНО! Обратите внимание, что в этом окне снизу справа должна обязательно стоять галочка "Только в наличии на складе "Ваш склад""!
!ВАЖНО! Обратите внимание, что в этом окне снизу справа должна обязательно стоять галочка "Только в наличии на складе "Ваш склад""!
После этого слева в табличной части у вас будет список товаров, которые числятся в наличии непосредственно на выбранном складе. В данной ситуации требуется продать из наличия "ЖУРНАЛЬНЫЙ СТОЛИК (Санторини), 1 категория, стоимость 15 тысяч рублей.
Чтобы выбрать этот столик, необходимо дважды нажать на его наименование, после этого выбрать нужную характеристику, проверить внизу, что написано, сколько позиций выбрано, и нажать кнопку "Перенести в документ".
Чтобы выбрать этот столик, необходимо дважды нажать на его наименование, после этого выбрать нужную характеристику, проверить внизу, что написано, сколько позиций выбрано, и нажать кнопку "Перенести в документ".
В итоге получится табличная часть, похожая на список товаров из документа "Заказ клиента". Заполняем все оставшиеся ячейки, и нажимаем "Провести и закрыть". Остается принять оплату, и продажа заведена в 1С!
При оформлении продажи с выставки если нюанс: не всегда с покупателем заключается договор, если это какая-то мелкая продажа (например, подушка). В таком случае можно в качестве клиента выбрать "Розничный покупатель". Опять же, в таком случае, если не назначается собственная сквозная нумерация, можно не вводить номер, и он проставится автоматически.
Кроме этого, иногда при продаже из наличия требуется для клиента распечатать товарную накладную (документ называется "ТОРГ-12"). Чтобы распечатать этот документ, необходимо непосредственно в окне документа "Реализация
товаров и услуг" в строке кнопок "действий" нажать на кнопку "Печать", и там выбрать пункт "Товарная накладная (ТОРГ-12)".
При оформлении продажи с выставки если нюанс: не всегда с покупателем заключается договор, если это какая-то мелкая продажа (например, подушка). В таком случае можно в качестве клиента выбрать "Розничный покупатель". Опять же, в таком случае, если не назначается собственная сквозная нумерация, можно не вводить номер, и он проставится автоматически.
Кроме этого, иногда при продаже из наличия требуется для клиента распечатать товарную накладную (документ называется "ТОРГ-12"). Чтобы распечатать этот документ, необходимо непосредственно в окне документа "Реализация
товаров и услуг" в строке кнопок "действий" нажать на кнопку "Печать", и там выбрать пункт "Товарная накладная (ТОРГ-12)".
После этого у вас откроется окно с печатной формой документа. Проверьте данные (реквизиты, список товаров, суммы), и если все нормально, то вы можете сразу отправить на печать, нажав на соответствующую кнопку.
Если требуется что-то изменить в документе, то можете отредактировать что-то непосредственно в этом окне, либо сохранить этот документ (нажав на кнопку с дискетой) в формате Excel, открыть этот документ непосредственно на ПК, внести изменения и отправить на печать уже из Excel.
Если требуется что-то изменить в документе, то можете отредактировать что-то непосредственно в этом окне, либо сохранить этот документ (нажав на кнопку с дискетой) в формате Excel, открыть этот документ непосредственно на ПК, внести изменения и отправить на печать уже из Excel.
Оформление смешанной продажи ("под заказ" + "из наличия")
Главная особенность оформления смешанной продажи заключается в том, что необходимо создавать 2 документа: для товаров "под заказ" оформляется документ "Заказ клиента" (в соответствии с инструкциями, приведенными выше), для товаров "из наличия" оформляется документ "Реализация товаров и услуг" (в соответствии с инструкциями, приведенными выше). В подавляющем большинстве случаев такая продажа оформляется по договору купли-продажи, и этому говору присвается номер из сквозной нумерации. Для того, чтобы не возникало путаницы, необходимо присвоить основному документы "Заказ клиента" соответствующий номер (например, УН-03), в документу "Реализация товаров и услуг" этот же номер, только в конце добавить слеш (или дефис) и цифру "1" (например, "УН-03/1", "590/10-1").
Таким образом, при смешанной продаже, в соответствии со сквозной нумерацией, будет создано 2 документа (номера приведены в качестве примера):
Таким образом, при смешанной продаже, в соответствии со сквозной нумерацией, будет создано 2 документа (номера приведены в качестве примера):
- "Заказ клиента УН-03".
- "Реализация товаров и услуг УН-03/1".
Финансовый контроль (платежи по продажам)
К большому сожалению, именно эта часть оформления продаж почему-то вызывает множество вопросов и ошибок. Разберем нюансы оформления платежей в 1С.
Начнем с оргмоментов: оплата по вашей продаже может быть в разной форме. Сразу 100%, рассрочка на несколько месяцев, 50на50. Заплатить могут наличными, по карте, QR СБП, или непосредственно на счет. Каждый этот нюанс должен учитываться в оформлении, поскольку некорректное заведение платежа может привести к ошибкам в отчетах.
Есть 2 важных момента в оформлении платежей:
Начнем с оргмоментов: оплата по вашей продаже может быть в разной форме. Сразу 100%, рассрочка на несколько месяцев, 50на50. Заплатить могут наличными, по карте, QR СБП, или непосредственно на счет. Каждый этот нюанс должен учитываться в оформлении, поскольку некорректное заведение платежа может привести к ошибкам в отчетах.
Есть 2 важных момента в оформлении платежей:
- График платежей. Он позволяет точно указать суммы и даты платежей, которые вы обсудили с клиентом. Заполнение этого графика позволит вам отслеживать просрочки по платежам, понимать, когда позвать клиента для доплаты.
- Принятие платежей. Непосредственно оформление документов, которые подтверждают факт оплаты.
Начнем с документов по принятию платежей.
Всего существует 3 вида документов:
Всего существует 3 вида документов:
- Поступление безналичных денежных средств. Этот документ оформляется при оплате по выставленному счету непосредственно на банковский счет (чаще всего при оформлении продажи юридическому лицу), либо по переводу денежных средств от физического лица по QR Системы быстрых платежей.
- Приходно-кассовый ордер. Этот документ оформляется при оплате за наличный расчет.
- Эквайринговая операция. Этот документ оформляется при оплате по банковскому терминалу непосредственно в салоне.
После этого у вас откроется окно выбранного документа. Заполняете, проверяете данные, и нажимаете на кнопку "Провести и закрыть". Разберем некоторые тонкости оформления этих документов:
Поступление безналичных денежных средств
Проверьте сумму, даты и др. реквизиты, в поле "Номер по банку" можно поставить любой номер, но дату обязательно ту, когда платеж был совершен.
А теперь важный момент: обязательно нужно поставить галочку "Проведено банком"!
90% ошибок связано именно с тем, что менеджеры забывают про эту галочку, и платеж в системе не учитывается!
Проверьте сумму, даты и др. реквизиты, в поле "Номер по банку" можно поставить любой номер, но дату обязательно ту, когда платеж был совершен.
А теперь важный момент: обязательно нужно поставить галочку "Проведено банком"!
90% ошибок связано именно с тем, что менеджеры забывают про эту галочку, и платеж в системе не учитывается!
Приходно-кассовый ордер
В этом документе все ставится автоматически, никаких нюансов нет, самый простой документ в оформлении.
В этом документе все ставится автоматически, никаких нюансов нет, самый простой документ в оформлении.
Эквайринговая операция
В этом документе почти все ставится автоматически, единственное, что необходимо указать номер карты. Он может быть абсолютно рандомным.
В этом документе почти все ставится автоматически, единственное, что необходимо указать номер карты. Он может быть абсолютно рандомным.
!ВНИМАНИЕ! Очень важно - проставляйте правильную, фактическую дату платежа!
Если система не выдала никаких ошибок при проверке, и документ успешно провелся, то платеж занесен в 1С.
А теперь поговорим про график платежей.
Примечение: к сожалению, на текущий момент функция графика платежей реализована только в документе "Заказ клиента". При оформлении продажи с выставки график платежей недоступен.
Чтобы перейти в создание графика платежей (или это называется "Правила оплаты"), необходимо в документе "Заказ клиента" нажать на ссылку даты оплаты, и у вас откроется окно с заполнением правил.
Всего существует 3 варианта платежа:
17.10.2023 - предоплата 50% (130 тысяч руб.). Оформление заказа.
17.11.2023 - предоплата 10% (26 тысяч руб.)
17.12.2023 - кредит 10% (26 тысяч руб.). Кредит, потому что по планам мы доставим этот заказ клиенту 02.12.2023. То есть на момент принятия оплаты мебель уже будет у клиента.
17.01.2024 - кредит 10%
17.02.2024 - кредит 10%
17.03.2024 - кредит 10% (последний платеж)
Переходим в график платежей в 1С, и заполняем в соответствии с указанным графиком. Проверяем внесенные данные, и нажимаем на кнопку "Перенести в документ".
Если система не выдала никаких ошибок при проверке, и документ успешно провелся, то платеж занесен в 1С.
А теперь поговорим про график платежей.
Примечение: к сожалению, на текущий момент функция графика платежей реализована только в документе "Заказ клиента". При оформлении продажи с выставки график платежей недоступен.
Чтобы перейти в создание графика платежей (или это называется "Правила оплаты"), необходимо в документе "Заказ клиента" нажать на ссылку даты оплаты, и у вас откроется окно с заполнением правил.
Всего существует 3 варианта платежа:
- Аванс (до обеспечения). В рамках нашей работы такой вариант не используется, поэтому не выбирайте его.
- Предоплата (до отгрузки). Это вариант платежа, когда клиент нам платит до момента отгрузки ему товаров.
- Кредит (после отгрузки). Вариант, который актуален для рассрочек - это те платежи, которые нам придут уже после доставки клиенту товаров.
- Клиент оставляет предоплату в размере 50%.
- Оставшиеся платежи разбиваются на 5 месяцев равными долями.
- При этом есть понимание, что доставка будет ровно через 45 дней после внесения первой предоплаты.
17.10.2023 - предоплата 50% (130 тысяч руб.). Оформление заказа.
17.11.2023 - предоплата 10% (26 тысяч руб.)
17.12.2023 - кредит 10% (26 тысяч руб.). Кредит, потому что по планам мы доставим этот заказ клиенту 02.12.2023. То есть на момент принятия оплаты мебель уже будет у клиента.
17.01.2024 - кредит 10%
17.02.2024 - кредит 10%
17.03.2024 - кредит 10% (последний платеж)
Переходим в график платежей в 1С, и заполняем в соответствии с указанным графиком. Проверяем внесенные данные, и нажимаем на кнопку "Перенести в документ".
После успешного переноса в поле "Оплата" появляется количество этапов.
Вы в любой момент можете отредактировать этот график (например, если клиент оплатил в один из этапов больше, мы можете перераспределить сумму между оставшимися этапами), или решил платить чаще. В идеале поддерживать этот график в актуальном состоянии.
Будьте внимательны: заполнение графика НЕ РАВНО принятию платежей. График - это лишь вспомогательная информация. Как принимать платежи, мы рассмотрели выше.
Вы в любой момент можете отредактировать этот график (например, если клиент оплатил в один из этапов больше, мы можете перераспределить сумму между оставшимися этапами), или решил платить чаще. В идеале поддерживать этот график в актуальном состоянии.
Будьте внимательны: заполнение графика НЕ РАВНО принятию платежей. График - это лишь вспомогательная информация. Как принимать платежи, мы рассмотрели выше.
Дополнительно
В рамках инструкции мы несколько раз касались темы создания контрагентов (клиентов) и создания номенклатуры. Создание контрагентов - почти обязательная процедура. Каждый клиент должен четко быть привязан, а правильность заполнения реквизитов контрагента влияет на дальнешую работу. Например, если неправильно заполнить адрес ии контакты клиента, то может возникнуть ситуация, что служба сервиса не сможет доставить или даже связаться с клиентом. Это растянет сроки доставки, и у клиента может возникнуть негатив. Именно поэтому важно заполнять все максимально подробно и правильно. Перейдем к конкретике.
В подавляющем большинстве случаев менеджер по продажам занимается только созданием нового контрагента (клиента). Есть несколько вариантов, как начать создать контрагента. Самый простой способ: создание карточки клиента непосредственно при оформлении документа продажи ("Заказ клиента" или "Реализация товаров и услуг").
Процесс создания карточки для обоих документов абсолютно одинаковый, поэтому рассмотрим на примере документа "Заказ клиента", который мы создали вначале. Чтобы создать карточку клиента, необходимо в документе продажи в момент заполнения документу выбрать поле "Клиент".
У вас появится выпадающий список с вариантами.
Необходимо нажать на кнопку с зеленым плюсом, после этого у вас откроется окно "Помощник регистрации нового контрагента"
У вас появится выпадающий список с вариантами.
Необходимо нажать на кнопку с зеленым плюсом, после этого у вас откроется окно "Помощник регистрации нового контрагента"
Необходимо заполнить карточку в соответствии с полями. Не все поля являются обязательными, но при этом помните, что чем больше информации вы укажете, тем меньше вероятность дальнейших сбоев. Первая страница помощника будет отличаться в зависимости от того, какой тип контрагенты выбран (физическое или юридическое лицо).
Обязательные реквизиты для юридического лица:
Обязательные реквизиты для юридического лица:
- Сокращенное наименование
- ИНН
- Любой из контактов (e-mail или телефон), но лучше заполнять оба пункта.
Нажмите на кнопку "Далее", и откроется следующее окно помощника регистрации. В этом окне важно поставить галочку в пункте "Тип отношений". Отметить надо обязательно "Клиент", если не будет стоять галочка в этом пункте, то контрагент будет создан, но добавить его как клиента не получится.
После этого указываем фактический (это адрес доставки) и юридический адреса. Будьте внимательны при заполнении этих полей!
После того, как все внесли, нажимайте кнопку "Далее",
и вы перейдете в окно банковских реквизитов контрагента. Этот пункт можно пропустить, сразу нажать "Далее", и потом нажать на кнопку "Создать" (предварительно лучше снять галочку с пункта "Открыть карточку в новом окне").
После этого указываем фактический (это адрес доставки) и юридический адреса. Будьте внимательны при заполнении этих полей!
После того, как все внесли, нажимайте кнопку "Далее",
и вы перейдете в окно банковских реквизитов контрагента. Этот пункт можно пропустить, сразу нажать "Далее", и потом нажать на кнопку "Создать" (предварительно лучше снять галочку с пункта "Открыть карточку в новом окне").
Если клиент - частное (физическое) лицо, то при выборе соответствующего пункта появятся другие поля. Обязательны к заполнению:
Нажимаем кнопку "Создать", предварительно сняв галочку с пункта "Открыть карточку в новом окне".
- Фамилия
- Имя
- Один из контактов (e-mail или телефон). Но лучше заполнять оба пункта.
Нажимаем кнопку "Создать", предварительно сняв галочку с пункта "Открыть карточку в новом окне".
Кроме того, создание контрагента возможно, если в меню перейти в раздел "Главное", затем в подразделе "НСИ" выбрать пункт "Контрагенты". У вас откроется полный список всех контрагентов. Здесь вы можете найти старого контрагента и перейти в его карточку для редактирования, или создать нового контрагента нажатием на кнопку "Создать". После этого опять откроется "Помощник регистрации нового контрагента", работа с которым описана выше.
!ВНИМАНИЕ! Важный нюанс при создании контрагента - юридического лица!
При продаже юридическому лицу в карточке контрагента надо писать именно ЮРИДИЧЕСКИЙ адрес контрагента.
Необходимо в поле "Комментарий" непосредственно в документе "Заказ клиента" или "Реализация товаров и услуг" прописать следующую информацию:
!ВНИМАНИЕ! Важный нюанс №2 при создании контрагента - юридического лица!
Не прописывайте в поле "Фактический адрес" адрес доставки! "Фактический адрес" должен быть либо пустым, либо совпадать с юридическим адресом, иначе будут неправильно оформлены передаточные документы!!
Важный нюанс №3 при работе с юриками:
Некоторые юридические лица изначально при заключении договора просят указать в строке товары "Комплект мебели" (без расшифровки). Соответственно, если клиент озвучил такую просьбу - важно эту информацию указать в этом же поле "Комментарий"
!ВНИМАНИЕ! Важный нюанс при создании контрагента - юридического лица!
При продаже юридическому лицу в карточке контрагента надо писать именно ЮРИДИЧЕСКИЙ адрес контрагента.
Необходимо в поле "Комментарий" непосредственно в документе "Заказ клиента" или "Реализация товаров и услуг" прописать следующую информацию:
- адрес доставки
- контактный номер телефона
- имя контактного лица
!ВНИМАНИЕ! Важный нюанс №2 при создании контрагента - юридического лица!
Не прописывайте в поле "Фактический адрес" адрес доставки! "Фактический адрес" должен быть либо пустым, либо совпадать с юридическим адресом, иначе будут неправильно оформлены передаточные документы!!
Важный нюанс №3 при работе с юриками:
Некоторые юридические лица изначально при заключении договора просят указать в строке товары "Комплект мебели" (без расшифровки). Соответственно, если клиент озвучил такую просьбу - важно эту информацию указать в этом же поле "Комментарий"
Создание номенклатуры
Иногда возникает ситуация, что в списке нет какой-то конкретной номенклатуры (чаще всего это касается модульных диванов). В такой ситуации необходимо создать новый элемент номенклатуры. Посколько такая необходимость возникает чаще всего в процессе создания документа "Заказ клиента", дальнейшие инструкции будут именно в рамках этого документа.
Иногда возникает ситуация, что в списке нет какой-то конкретной номенклатуры (чаще всего это касается модульных диванов). В такой ситуации необходимо создать новый элемент номенклатуры. Посколько такая необходимость возникает чаще всего в процессе создания документа "Заказ клиента", дальнейшие инструкции будут именно в рамках этого документа.
После этого в поле "Рабочее наименование" вбиваем название и комплектацию дивана, затем нажимаем на кнопку "Заполнить наименование для печати по шаблону", и автоматически данные возьмутся из рабочего наименования.
При выборе наименования новой номенклатуры не нарушайте шаблон, который есть у других моделей.
Например, если есть шаблон наименования дивана "САНТОРИНИ new (Отт + Отт)", не надо писать "санторини", "Санторини", "санторини отт и отт". Соблюдайте единообразие в наименованиях.
При выборе наименования новой номенклатуры не нарушайте шаблон, который есть у других моделей.
Например, если есть шаблон наименования дивана "САНТОРИНИ new (Отт + Отт)", не надо писать "санторини", "Санторини", "санторини отт и отт". Соблюдайте единообразие в наименованиях.
В общем списке номенклатуры, который открывается по нажатию на кнопку "Показать все" (в инструкции в разделе "Оформление продажи "под заказ"), сначала необходимо выбрать элемент, максимально близкий по своему наименованию, а затем нажать на кнопку "Создать новый элемент копированием предыдущего".
В "Заказе клиента", который мы создавали ранее, у нас был заказан диван САНТОРИНИ 2 Оттоманки (Отт + Отт), в списке был выбран один из текущих диванов САНТОРИНИ.
В "Заказе клиента", который мы создавали ранее, у нас был заказан диван САНТОРИНИ 2 Оттоманки (Отт + Отт), в списке был выбран один из текущих диванов САНТОРИНИ.
После того, как вбили название, нажимаем на кнопку "Записать и закрыть". Появится дополнительное окно, в котором обязательно нужно поставить галочку "Копировать индивидаульные характеристики". Затем "Продолжить", и номенклатура создана.
Кроме того, перейти к списку номенклатуры можно из меню: выбираем раздел "Главное", подраздел "НСИ", пункт "Номенклатура".
Кроме того, перейти к списку номенклатуры можно из меню: выбираем раздел "Главное", подраздел "НСИ", пункт "Номенклатура".
ВАЖНО ПРО НДС 5%!!!
Часть салонов начали работать по НДС 5%.
В 1С внесли изменения, касающиеся продаж, которые идут с НДС.
Ниже указан порядок оформления этих продаж. Данная инструкция актуальна как для документов "Заказ клиента", так и для документов "Реализация товаров и услуг".
Часть салонов начали работать по НДС 5%.
В 1С внесли изменения, касающиеся продаж, которые идут с НДС.
Ниже указан порядок оформления этих продаж. Данная инструкция актуальна как для документов "Заказ клиента", так и для документов "Реализация товаров и услуг".
Чтобы оформить и автоматически рассчитать НДС 5%, необходимо ПЕРЕД ДОБАВЛЕНИЕМ ТОВАРОВ в документе продажи перейти во вкладку "Дополнительно", поставить галочку в пункте "Цена включает НДС" и выбрать налогообложение "Продажа облагается НДС".
Остальные вкладки заполняются так же, как это было ранее (менеджер, подразделение и т.д.).
Остальные вкладки заполняются так же, как это было ранее (менеджер, подразделение и т.д.).
Затем переходим во вкладку "Товары", и заполняем табличную часть по товарам так, как это было раньше. Только теперь после добавления всех товаров необходимо в колонке "Ставка НДС" дважды нажать на ячейку, затем выбрать строчку 5%. После этого в колонке справа появится сумма НДС.
На всякий случай можно проверить по калькудятору НДС, что он именно включен в стоимость товара, а не начисляется дополнительно (то есть сумма товара не меняется на сумму этого НДС).
После этого оформляем все так, как это было раньше.
На всякий случай можно проверить по калькудятору НДС, что он именно включен в стоимость товара, а не начисляется дополнительно (то есть сумма товара не меняется на сумму этого НДС).
После этого оформляем все так, как это было раньше.
Дополнительные возможности
Данный раздел описывает дополнительные возможности системы, которые могут упростить вашу работу и сделать ее более эффективной.
Начнем с мощного инструмента, который позволит вам отслеживать все ваши продажи в рамках заданного периода, понимать, какие доплаты и когда ожидаются. Речь идет про "Продажи по менеджерам. v1.4"
Этот отчет должен открываться у вас сразу при запуске 1С. Обратите внимание на скриншот в самом начале данной инструкции - в центральной части экрана открыт именно этот отчет.
Если у вас при запуске 1С этот отчет не открывается, напишите системному администратору.
Если вы хотите открыть этот отчет в отдельной вкладке, то самый простой способ его найти, это зайти в меню в раздел "Продажи", подраздел "Отчеты", выберите пункт "Продажи по менеджерам. v1.4".
Начнем с мощного инструмента, который позволит вам отслеживать все ваши продажи в рамках заданного периода, понимать, какие доплаты и когда ожидаются. Речь идет про "Продажи по менеджерам. v1.4"
Этот отчет должен открываться у вас сразу при запуске 1С. Обратите внимание на скриншот в самом начале данной инструкции - в центральной части экрана открыт именно этот отчет.
Если у вас при запуске 1С этот отчет не открывается, напишите системному администратору.
Если вы хотите открыть этот отчет в отдельной вкладке, то самый простой способ его найти, это зайти в меню в раздел "Продажи", подраздел "Отчеты", выберите пункт "Продажи по менеджерам. v1.4".
Расшифровка полей отчета:
1. Столбец «Сумма заказа» - общая сумма оформленных продаж за отчетный период.
2. Столбец «Оплачено» - общая сумма принятых оплат по оформленным продажам за отчетный период.
3. Столбец «Оплаты прошлого периода» - общая сумма принятых доплат по заказам прошлых периодов (то есть продаж, которые были раньше периода, указанного в отчете).
4. Столбец «Доплаты» - общая сумма ожидаемых доплат (в том числе просроченных).
5. Строка «Текущие» – продажи и принятые оплаты в текущем отчетном периоде.
Расшифровка документа: номер и дата документа, сумма документа, какие оплаты и какими документами принимались.
6. Строка «Прошлые» - принятые оплаты по продажам прошлых периодов (до отчетного).
7. Строка «Предстоящие – Доплаты» - дата и сумма ожидаемой доплаты от клиента.
8. Строка «Предстоящие – Просрочено» - когда должна была быть принята доплата от клиента (в соответствии с графиком платежей), но не была принята или оформлена.
Важные моменты, на которые стоит обратить внимание в этом отчете!
Оранжевым цветом выделены те платежи, которые по графику платежей должны быть приняты в течение ближайших 7 дней. Такое выделение позволяет оперативно понять, кого из клиентов стоит пригласить на доплату.
Красным цветом выделены просроченные платежи. А просроченные платежи - это плохо!
1. Столбец «Сумма заказа» - общая сумма оформленных продаж за отчетный период.
2. Столбец «Оплачено» - общая сумма принятых оплат по оформленным продажам за отчетный период.
3. Столбец «Оплаты прошлого периода» - общая сумма принятых доплат по заказам прошлых периодов (то есть продаж, которые были раньше периода, указанного в отчете).
4. Столбец «Доплаты» - общая сумма ожидаемых доплат (в том числе просроченных).
5. Строка «Текущие» – продажи и принятые оплаты в текущем отчетном периоде.
Расшифровка документа: номер и дата документа, сумма документа, какие оплаты и какими документами принимались.
6. Строка «Прошлые» - принятые оплаты по продажам прошлых периодов (до отчетного).
7. Строка «Предстоящие – Доплаты» - дата и сумма ожидаемой доплаты от клиента.
8. Строка «Предстоящие – Просрочено» - когда должна была быть принята доплата от клиента (в соответствии с графиком платежей), но не была принята или оформлена.
Важные моменты, на которые стоит обратить внимание в этом отчете!
Оранжевым цветом выделены те платежи, которые по графику платежей должны быть приняты в течение ближайших 7 дней. Такое выделение позволяет оперативно понять, кого из клиентов стоит пригласить на доплату.
Красным цветом выделены просроченные платежи. А просроченные платежи - это плохо!
В данном разделе будут озвучиваться некоторые "фишки" интерфейса, которым можно пользоваться для упрощения своей работы. Список будет пополняться в зависимости от различных внедрений.
Быстрый анализ списка документов продажи
Сам по себе список документов продажи несет достаточно много полезной информации. Даже беглый просмотр позволяет понять статусы определенных заказов. Например, вы можете понять, какие клиенты и сколько должны доплатить (колонка "% оплаты"), был ли отгружен заказ (колонка "% отгрузки"), сколько мы клиенту должны еще отгрузить (% долга). Серым цветом обозначены те заказы, которые уже закрыты (то есть клиент нам все оплатил, мы ему все отгрузили). Черным цветом бозначены те заказы, которые еще активны (то есть сделка не до конца завершена). А работа с фильтрами, полем поиска и сортировками позволяет оперативнее выбрать именно те данные, которые нужны. Например:
Быстрый анализ списка документов продажи
Сам по себе список документов продажи несет достаточно много полезной информации. Даже беглый просмотр позволяет понять статусы определенных заказов. Например, вы можете понять, какие клиенты и сколько должны доплатить (колонка "% оплаты"), был ли отгружен заказ (колонка "% отгрузки"), сколько мы клиенту должны еще отгрузить (% долга). Серым цветом обозначены те заказы, которые уже закрыты (то есть клиент нам все оплатил, мы ему все отгрузили). Черным цветом бозначены те заказы, которые еще активны (то есть сделка не до конца завершена). А работа с фильтрами, полем поиска и сортировками позволяет оперативнее выбрать именно те данные, которые нужны. Например:
- если вы введете в поле поиска конкретную фамилию клиента или номер документа продажи, то сможете быстро найти нужный вам заказ
- вы можете отсортировать по дате все документы, и тогда у вас всегда актуальные продажи будут на виду
- сортировка по % оплаты позволит понять, какие клиенты и по каким заказам еще до конца не рассчитались с нами
- и т.д.
Документ продажи и "Связанные документы"
Иногда менеджеры совершают ошибки по принятым платежам. Чтобы отследить это, можно просто зайти в нужный документ продажи (в котором ошибка), и посмотреть некоторые данные, а именно:
Иногда менеджеры совершают ошибки по принятым платежам. Чтобы отследить это, можно просто зайти в нужный документ продажи (в котором ошибка), и посмотреть некоторые данные, а именно:
- сверить суммы в графики платежей (п.1) и в фактически принятых платежах (п.2).
- если у вас там есть расхождение (например, вы знаете, что клиент оплатил полностью, а у вас обозначено только 97% оплаты, или вы знаете, что клиент нам еще немного должен, а у него уже больше 100%), то необходимо нажать на кнопку "Отчеты" и выбрать пункт "Связанные документы". У вас откроется полный список документов именно по этому заказу.
- из этого списка просто двойным нажатием на нужный документ вы можете перейти в него и исправить информацию.
Популярные ошибки
Лишние документы оплаты.
Почему-то часто менеджеры проводят лишние документы оплаты, и тогда возникает фактическая переплата у клиента. Чтобы исправить это, необходимо выполнить следующее:
Лишние документы оплаты.
Почему-то часто менеджеры проводят лишние документы оплаты, и тогда возникает фактическая переплата у клиента. Чтобы исправить это, необходимо выполнить следующее:
- Перейти в документ продажи, нажать на кнопку "Отчеты" и выбрать пункт "Связанные документы"
- Найти в списке лишний документ принятия оплаты, открыть его (дважды щелкнув наа наименование документа)
- Сверху справа нажать на кнопку "Еще" и во всплывающем меню выбрать пункт "Пометить на удаление", затем закрыть окно
- Проверить в документе продажи, исправилась ли сумма оплаты
Отсутствует оплата.
Частая ошибка - при оформлении документа оплаты "Поступление безналичных ДС" менеджеры забывают установить галочку в пункте "Проведено банком". Поэтому несмотря на наличие документа оплаты, этот платеж не учитывается. Чтобы это исправить, необходимо:
Частая ошибка - при оформлении документа оплаты "Поступление безналичных ДС" менеджеры забывают установить галочку в пункте "Проведено банком". Поэтому несмотря на наличие документа оплаты, этот платеж не учитывается. Чтобы это исправить, необходимо:
- Зайти в документ продажи, нажать на кнопку "Отчеты", выбрать пункт "Связанные документы".
- Выбрать необходимый документ принятия оплаты, перейти в него.
- Установить галочку в пункте "Проведено банком".
- Нажать на кнопку "Провести и закрыть".
Некорректно заведена номенклатура.
Стоит учитывать, что то, как именно вы заводите номенклатуру, влияет на дальнейшие документы. Поэтому будьте внимательны при оформлении: номенклатура в документе продажи должна четко соответствовать заказу, отправленному на фабрику. Иначе на выходе мы может получиться ситуацию, что клиенту доставляют один товар, а расписывается он за другой. Данную ошибку самостоятельно не исправить.
Стоит учитывать, что то, как именно вы заводите номенклатуру, влияет на дальнейшие документы. Поэтому будьте внимательны при оформлении: номенклатура в документе продажи должна четко соответствовать заказу, отправленному на фабрику. Иначе на выходе мы может получиться ситуацию, что клиенту доставляют один товар, а расписывается он за другой. Данную ошибку самостоятельно не исправить.
Некорректно выбран салон/подразделение.
В мультибрендовых салонах очень важно в документе продажи во вкладке "Дополнительно" выбирать правильное подразделение при продаже. Например, в некоторых салонах "СОНУМ" есть в том числе стулья DEEP HOUSE. Соответственно, при продаже товаров СОНУМ подразделение должно быть СОНУМ, при продаже стульев подразделение должно быть DEEP HOUSE. Это важно, поскольку дальнейшие отчеты строятся в том числе в разрезе наших поставщиков, и некорректное указание подразделения дает неправильные итоговые цифры.
В мультибрендовых салонах очень важно в документе продажи во вкладке "Дополнительно" выбирать правильное подразделение при продаже. Например, в некоторых салонах "СОНУМ" есть в том числе стулья DEEP HOUSE. Соответственно, при продаже товаров СОНУМ подразделение должно быть СОНУМ, при продаже стульев подразделение должно быть DEEP HOUSE. Это важно, поскольку дальнейшие отчеты строятся в том числе в разрезе наших поставщиков, и некорректное указание подразделения дает неправильные итоговые цифры.